Què i com delego? L’art de delegar
Delegar significa donar part del teu treball a uns altres. Encara que teòricament tots hem sentit que delegar tasques és una bona fórmula per a combatre l’estrès, sovint som experts increïbles a crear-nos excuses per a no fer-ho.
Vegem algunes excuses típiques d’aquell que veu la conveniència de delegar però no ho fa….
- “Ningú ho pot fer tan bé com jo”
- “No et pots fiar de ningú i menys amb aquest projecte”
- “Aquesta persona ja té suficient treball, no li atabalaré amb el meu”
- “No tinc temps d’ensenyar a aquesta persona com fer-ho”
- “Sóc l’única persona que sap bé com fer aquesta tasca”
- “L’última vegada que delegui alguna cosa va sortir malament, millor no ho torno a fer”
En efecte: tendim a pensar que ningú ho farà millor que nosaltres i que els altres s’atabalaran si els passem més treball…però alhora has de considerar que a tots ens agrada que ens donin nous reptes i un vot de confiança, és a dir que no assumeixis que delegar treball a uns altres serà mal rebut (pot ser que en moltes ocasions sigui al contrari!). Potser les persones amb les quals treballes estan agraïdes que els donis l’oportunitat d’aprendre coses noves! Així mateix, considera quines conseqüències pot tenir per a tu continuar funcionant d’aquesta manera, és a dir no delegant: a nivell físic, el teu cos d’avisa que està desgastat. Com? Pot ser que tinguis mal de cap, esgotament, contractures musculars i aquella sensació de l’única cosa que et ve de gust és descansar i dormir.
A nivell psicològic, el desgast de voler arribar a tot i no delegar pot comportar humor depressiu, irritabilitat, inseguretat, baixa autoestima, canvis d’humor, i falta de concentració entre altres (de fet, si estàs llegint aquest exercici és perquè has identificat que et costa concentrar-te, tens bloquejos o oblits freqüents…així mateix, quan no delegues, la gestió del teu temps personal també sofreix; deixes de fer aquelles coses que vols o necessites fer (des de anar al dentista fins a quedar amb aquell amic) i fins i tot deixes de fer aquelles coses que has de fer(no delegar implica responsabilitzar-se de totes les tasques; ningú es pot partir en dos –o en tres o en quatre!- i acabes per no poder acabar a temps allò que t’havies proposat i segueixes en el marejador bucle de l’estrès –i la sensació que mai estàs satisfet!.
A nivell relacional, no delegar, també té conseqüències: quan no delegues, el missatge implícit és: no confio en la teva capacitat per a fer-ho bé. D’altra banda, quan delegues però necessites controlar tot el que delegues, probablement causes frustració en l’altra persona, ja que el missatge implícit que estàs enviant continua sent “no confio en la teva capacitat per a fer-ho bé”. Aquest missatge entre línies crea desconfiança mútua, ja que la reciprocitat impera en aquests casos. De debò vols que l’ambient regnant en el teu treball o en la teva vida sigui aquest?
D’altra banda, quan delegues tasques, no sols treballes de forma més eficaç (ja que realment dediques la teva energia a allò que és important) sinó que gaudeixes més del teu temps personal de qualitat, i com d’un efecte va dominar es tractés, la teva salut també es beneficia d’això.
Què i com delego?
- Delega aquelles activitats rutinàries que no formin part de la teva activitat principal. Per exemple: fer fotocòpies, imprimir material, fer segons quines trucades, etc.
- Crea un pla per a delegar: no deleguis tasques a l’atzar. Tria a la persona adequada.
- Posa dates límit a allò que delegues. Supervisa el procés i mantinga‘t implicat. Escolta el que les persones a qui has delegat hagin de dir.
- Dedica el temps necessari a ensenyar a les persones a qui deleguis: serà una inversió productiva!
- Delega l’autoritat juntament amb la responsabilitat. No facis que les persones a qui has delegat et vengen cada poc a demanar-te permís per a fer tasques petites.
- Assegura’t que dónes instruccions clares: que s’ha de fer, quan hauria de fer-se i a quin nivell de detall? Encara que deleguis la responsabilitat, mantingues una actitud oberta i disponible cap a aquells als qui has delegat la tasca.
- Delega l’objectiu, no el procediment: confia en la creativitat que puguin tenir els altres per a fer el treball bé.
- Confia en les persones a qui has delegat una tasca. No els controlis constantment.
- Assumeix que alguns errors a curt termini implicaran bons resultats a llarg termini.
