¿Qué y cómo delego? El arte de delegar
Delegar significa dar parte de tu trabajo a otros. Aunque teóricamente todos hemos oído que delegar tareas es una buena fórmula para combatir el estrés, a menudo somos expertos increíbles en crearnos excusas para no hacerlo.
Veamos algunas excusas típicas de aquel que ve la conveniencia de delegar pero no lo hace….
- “Nadie lo puede hacer tan bien como yo”
- “No te puedes fiar de nadie y menos con este proyecto”
- “Esta persona ya tiene suficiente trabajo, no le agobiaré con el mío”
- “No tengo tiempo de enseñar a esta persona cómo hacerlo”
- “Soy la única persona que sabe bien cómo hacer esta tarea”
- “La última vez que delegue algo salió mal, mejor no lo vuelvo a hacer”
En efecto: tendemos a pensar que nadie lo hará mejor que nosotros y que los demás se agobiarán si les pasamos más trabajo…pero a la vez debes considerar que a todos nos gusta que nos den nuevos retos y un voto de confianza, es decir que no asumas que delegar trabajo a otros será mal recibido (puede que en muchas ocasiones sea al contrario!). Quizás las personas con las que trabajas están agradecidas de que les des la oportunidad de aprender cosas nuevas! Así mismo, considera qué consecuencias puede tener para ti seguir funcionando de esta manera, es decir no delegando: a nivel físico, tu cuerpo de avisa de que está desgastado. ¿Cómo? Puede ser que tengas dolor de cabeza, agotamiento, contracturas musculares y aquella sensación de lo único que te apetece es descansar y dormir.
A nivel psicológico, el desgaste de querer llegar a todo y no delegar puede comportar humor depresivo, irritabilidad, inseguridad, baja autoestima, cambios de humor, y falta de concentración entre otros (de hecho, si estás leyendo este ejercicio es porque has identificado que te cuesta concentrarte, tienes bloqueos u olvidos frecuentes…así mismo, cuando no delegas, la gestión de tu tiempo personal también sufre; dejas de hacer aquellas cosas que quieres o necesitas hacer (desde ir al dentista hasta quedar con aquel amigo) e incluso dejas de hacer aquellas cosas que debes hacer (no delegar implica responsabilizarse de todas las tareas; nadie se puede partir en dos –o en tres o en cuatro!- y acabas por no poder terminar a tiempo aquello que te habías propuesto y sigues en el mareante bucle del estrés –y la sensación de que nunca estás satisfecho!.
A nivel relacional, no delegar, también tiene consecuencias: cuando no delegas, el mensaje implícito es: no confío en tu capacidad para hacerlo bien. Por otro lado, cuando delegas pero necesitas controlar todo lo que delegas, probablemente causas frustración en la otra persona, ya que el mensaje implícito que estás enviando sigue siendo “no confío en tu capacidad para hacerlo bien”. Este mensaje entre líneas crea desconfianza mutua, ya que la reciprocidad impera en estos casos. ¿De verdad quieres que el ambiente reinante en tu trabajo o en tu vida sea este?
Por otro lado, cuando delegas tareas, no sólo trabajas de forma más eficaz (ya que realmente dedicas tu energía a aquello que es importante) sino que disfrutas más de tu tiempo personal de calidad, y como de un efecto dominó se tratara, tu salud también se beneficia de ello.
¿Qué y cómo delego?
- Delega aquellas actividades rutinarias que no formen parte de tu actividad principal. Por ejemplo: hacer fotocopias, imprimir material, hacer según qué llamadas, etc.
- Crea un plan para delegar: no delegues tareas al azar. Escoge a la persona adecuada.
- Pon fechas límite a aquello que delegas. Supervisa el proceso y mantente implicado. Escucha lo que las personas a quien has delegado tengan que decir.
- Dedica el tiempo necesario a enseñar a las personas a quien delegues: será una inversión productiva!
- Delega la autoridad junto con la responsabilidad. No hagas que las personas a quien has delegado te vengan cada poco a pedirte permiso para realizar tareas pequeñas.
- Asegúrate de que das instrucciones claras: que se tiene que hacer, cuando debería hacerse y ¿a qué nivel de detalle? Aunque delegues la responsabilidad, mantén una actitud abierta y disponible hacia aquellos a quienes has delegado la tarea.
- Delega el objetivo, no el procedimiento: confía en la creatividad que puedan tener los demás para hacer el trabajo bien.
- Confía en las personas a quien has delegado una tarea. No les controles constantemente.
- Asume que algunos errores a corto plazo implicarán buenos resultados a largo plazo.
